El OHSMS está estructurado en torno a cuatro principios básicos que promueven la coherencia, la responsabilidad y el cumplimiento en toda la organización. Estos principios (Liderazgo y compromiso, Conciencia y participación, Cumplimiento y conformidad, y Desempeño y mejora) junto con sus elementos de apoyo, están diseñados en torno a la norma 45001 de la Organización Internacional de Normalización (ISO), el estándar internacional para los sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional (OHS). Esta estructura garantiza un enfoque sistemático y eficaz para gestionar los riesgos y oportunidades de salud y seguridad.
Estos principios están totalmente alineados con la Política de salud y seguridad, y sirven como base para implementar, mantener y mejorar continuamente el OHSMS. Guían el desarrollo de objetivos, la asignación de recursos, la participación de las partes interesadas y la evaluación del desempeño.
Al adherirse a los Principios de OHS, Microsoft tiene como objetivo cumplir con las expectativas de las partes interesadas, cumplir y, cuando sea posible, superar las leyes y los requisitos de salud y seguridad, mantener una responsabilidad organizacional clara y demostrar un compromiso fuerte y visible con la excelencia en salud y seguridad.
7.1 Liderazgo y compromiso
El principio de Liderazgo y compromiso es esencial para establecer y mantener una sólida cultura de OHS. La gerencia demuestra su dedicación y responsabilidad al:
El liderazgo eficaz y el compromiso visible son fundamentales para lograr resultados positivos de OHS e incorporar una cultura de OHS proactiva y centrada en la prevención en todo Microsoft.
7.1.1 Objetivos
El OHSMS define cuatro objetivos principales para apoyar la cultura de salud y seguridad. Estos objetivos se alinean con la política y la dirección estratégica, asegurando que aborden los riesgos y oportunidades relevantes de manera proactiva:
Para lograr estos objetivos de salud y seguridad, el Equipo de OHS Global:
Establece objetivos e indicadores de rendimiento, que se adoptan en todas las ubicaciones de Microsoft para impulsar la responsabilidad y el progreso medible, y que se revisan y actualizan cada año a través del proceso de Revisión por la Gestión, y se integran en los programas de OHS Global para respaldar la mejora continua.
7.1.2 Recursos
El liderazgo de Microsoft se compromete a fomentar una cultura que respalde la gestión y el rendimiento efectivos de la OHS al proporcionar los recursos necesarios para garantizar un entorno de trabajo saludable y seguro. Entre estos recursos, se incluyen los siguientes.
Personal: Un equipo dedicado de profesionales de OHS responsable de desarrollar, implementar y monitorear el OHSMS mientras apoya a los gerentes, empleados y partes interesadas en asuntos relacionados con el OHS.
Infraestructura: Entornos de trabajo seguros y saludables en todas las oficinas, centros de datos y campus de todo el mundo, mantenidos de acuerdo con las principales prácticas de OHS y medidas de prevención y control de riesgos.
Tecnología: Herramientas y plataformas digitales, incluidas Microsoft 365, Teams, SharePoint, Power BI y Azure, que se utilizan para permitir la comunicación, la colaboración, el análisis de datos y la generación de informes de OHS y soluciones avanzadas de gestión, supervisión y aprendizaje de riesgos de OHS.
Información: Información confiable y relevante sobre el desempeño, los riesgos, las oportunidades y las mejores prácticas de OHS que se recopilan, analizan y comparten a través de métodos seguros y oportunos para respaldar la toma de decisiones informada.
Recursos financieros: Financiamiento adecuado para apoyar las actividades de OHS, incluida la inversión en capacitación, equipos, tecnología e iniciativas de mejora continua, junto con los costos y beneficios de los programas de OHS.
7.1.3 Estructura organizativa
Microsoft ha establecido una estructura organizativa integral para respaldar la gestión eficaz de OHS en todas las ubicaciones. Los roles y responsabilidades están claramente definidos y alineados con las necesidades organizacionales y los perfiles de riesgo.
Rol
| Responsabilidades
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Director de OHS
| Establece la dirección estratégica para el alcance, los programas y las iniciativas de OHS Global de Microsoft; garantiza la integración de OHS en la planificación empresarial e informa del rendimiento a la dirección ejecutiva.
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Equipo de OHS Global
| Proporciona dirección estratégica al personal local de apoyo de OHS, asigna recursos, supervisa los programas de OHS Global y facilita revisiones periódicas para garantizar la efectividad del OHSMS.
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Gerentes regionales de OHS
| Supervisar el desempeño y la implementación de la OHS en varios países o regiones.
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Gestores de programas de OHS
| Implementar OHSMS en ubicaciones específicas, asegurando el cumplimiento de los estándares globales y los requisitos locales.
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Proveedor de servicios gestionados de OHS
| Personal externo que brinda servicios de OHS a las ubicaciones de Microsoft; ejecuta puestos de Gerente de programa y/o Gerente regional.
Responsabilidades definidas en la Declaración de Trabajo; se centra en la prestación de servicios.
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Gerentes de OHS/EHS para empresas
| Garantizar la financiación, el personal y el apoyo adecuados para la implementación del programa de OHS dentro de los grupos empresariales; responsable del desempeño de salud y seguridad y la ejecución de actividades relacionadas.
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OHS Council
| Órgano consultivo multifuncional que proporciona supervisión y alineación estratégicas; revisa las tendencias y los conocimientos de desempeño, asesora sobre riesgos y prioridades emergentes y evalúa aspectos internos y externos que pueden afectar la salud y la seguridad.
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Comités de seguridad
También se les conoce como trabajadores de prevención, representantes de seguridad
| Facilitar la comunicación, la consulta y la colaboración en cuestiones de seguridad entre los empleados y la dirección; identificar los peligros en el lugar de trabajo, revisar los informes de incidentes y recomendar mejoras a las prácticas de OHS.
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Los roles y responsabilidades de OHS se asignan a todos los niveles de la organización.
Para garantizar la asignación adecuada de recursos, Microsoft aplica un modelo de soporte técnico de OHS basado en el número de empleados, el nivel de riesgo y los requisitos legales.
Nivel 1: Ubicaciones con más de 20 empleados y actividades laborales de alto riesgo o donde el personal de OHS en el país o región está legalmente requerido. Estos sitios (por ejemplo, Brasil, Rumania, Singapur) reciben apoyo completo en el país y visitas frecuentes al sitio.
Nivel 2: Ubicaciones con más de 20 empleados, pero sin actividades de alto riesgo. Estos sitios (por ejemplo, Perú, Polonia, Vietnam) reciben soporte remoto con visitas limitadas (1-2 al año), a menudo dependiendo de socios locales como Recursos Humanos, Instalaciones o Seguridad.
Nivel 3: Ubicaciones con 5-20 empleados. Estos sitios (por ejemplo, Trinidad, Omán, Sri Lanka) reciben soporte remoto limitado centrado en investigaciones de incidentes, consultas, evaluaciones de aplicabilidad de registros legales y contenido de SafetyHub.
7.1.4 Partes interesadas
El Equipo de OHS Global colabora estrechamente con varias partes interesadas internas y externas para abordar de manera proactiva los riesgos de salud y seguridad ocupacional en Microsoft. Estas partes interesadas, incluidos empleados, proveedores, autoridades reguladoras y socios locales, apoyan la ejecución de programas de OHS, brindan experiencia en la materia y participan en iniciativas de OHSMS Global.
Las necesidades y expectativas de las partes interesadas se identifican a través de procesos como la bandeja de entrada de OHS Global, OHS Launchpad, los comentarios de SafetyHub, las recomendaciones del comité de seguridad y los resultados de la auditoría. Esta información se considera anualmente durante la Revisión por la Gestión y se utiliza para actualizar las prioridades, objetivos, programas y comunicaciones de la OHS para mantener la alineación con los intereses de las partes interesadas y la adaptabilidad a las condiciones cambiantes.
RR. HH. y beneficios
| Asegúrese de que la salud y la seguridad de los empleados estén integradas en las políticas y beneficios de la empresa, y apoye a OHS con avisos de medicina ocupacional, evaluaciones de riesgos psicosociales, adaptaciones, procesos disciplinarios e investigaciones sobre bienestar.
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Seguridad global
| Responsable de proteger a las personas y las instalaciones de Microsoft a través de medidas físicas y de ciberseguridad, incluido el control de acceso, la vigilancia, la respuesta a emergencias y la mitigación de amenazas.
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Servicios globales en el lugar de trabajo (GWS)
| Garantizar que las instalaciones de Microsoft estén diseñadas, construidas y mantenidas para cumplir con los estándares de salud, seguridad, sostenibilidad y accesibilidad; colabora con los equipos de OHS para implementar medidas y protocolos de seguridad para garantizar el cumplimiento legal.
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Asuntos Corporativos, Externos y Jurídicos (CELA)
| Asesora al Equipo de OHS Global y al personal de apoyo local sobre los requisitos legales aplicables relacionados con la salud y la seguridad.
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Ingeniería de sistemas básicos (CSE)
| Proporciona los sistemas tecnológicos y la infraestructura de soporte de OHSMS de Microsoft.
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Adquisiciones
| Garantiza que los proveedores y vendedores cumplan los requisitos de Microsoft al obtener bienes y servicios.
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Viaje
| Mantiene políticas y procedimientos que promueven la salud y la seguridad de los empleados mientras viajan por negocios de la empresa.
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Comunicaciones
| Apoya a la OHS en la información a los empleados sobre políticas, programas e iniciativas de salud y seguridad utilizando canales aprobados y pautas de marca.
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Privacidad
| Garantiza que la información personal esté protegida de acuerdo con los estándares de privacidad de Microsoft mientras se gestionan los riesgos de salud y seguridad.
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OHS Council
| Un órgano asesor multifuncional compuesto por líderes sénior y expertos en la materia que proporciona supervisión estratégica, revisa las tendencias de desempeño y asesora sobre riesgos y prioridades emergentes.
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Comité de empresa (cuando corresponda)
| Órganos representativos de los trabajadores que son consultados en materia de OHS para garantizar el cumplimiento y promover la participación de los trabajadores en los países en los que la ley lo requiere.
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Asociado externo
| Apoya la entrega de programas de OHS, comunicaciones y esfuerzos de cumplimiento en asociación con el Equipo de OHS Global (por ejemplo, SGS, WE Communications).
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7.2 Conciencia y participación
Microsoft fomenta una cultura proactiva de salud y seguridad al promover la conciencia y la participación en todos los niveles de la organización. Este principio garantiza que los empleados, practicantes y personal externo estén informados, involucrados y capacitados para contribuir a la mejora continua del OHSMS.
7.2.1 Comunicación
Microsoft garantiza que la información de OHS se comunique de manera oportuna, clara y accesible y se adapte a las necesidades de diversas audiencias. Las comunicaciones están diseñadas para promover la conciencia, el compromiso y la mejora continua en el desempeño de la OHS.
El equipo de OHS Global y los gerentes del programa de salud y seguridad en el trabajo son responsables de las comunicaciones internas, que se entregan a través de canales como orientación, capacitación, aka.ms/SafetyHub y Staffbase. Las comunicaciones externas son gestionadas por funciones corporativas para garantizar la alineación con la marca y los estándares de confidencialidad de Microsoft.
Las comunicaciones se adaptan al idioma, la alfabetización, la accesibilidad y el contexto cultural para garantizar la inclusión y la comprensión. Las estrategias de comunicación se revisan y mejoran periódicamente en función de la retroalimentación, los indicadores de desempeño y las lecciones aprendidas. Microsoft usa una variedad de herramientas y plataformas para admitir una comunicación de OHS eficaz y coherente.
Buzón HS
| El equipo de OHS utiliza el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) AskHR, una herramienta de gestión de casos que se ejecuta en Microsoft Dynamics 365, para responder y realizar un seguimiento de las consultas de OHS.
Para todas las preguntas o inquietudes relacionadas con la salud y la seguridad, el Equipo de OHS Global utiliza un único punto de contacto: OHS Global. Los correos electrónicos enviados a este alias se enrutan a la cola de OHS Global en el CRM, donde el personal dedicado de OHS revisa y clasifica nuevos casos. Los casos que requieren acción local se asignan al personal local de apoyo de OHS.
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aka.ms/SafetyHub
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Comunidad de SafetyHub
| Este es un espacio de colaboración dentro de Viva Engage donde los empleados pueden interactuar con el contenido de OHS, compartir comentarios, hacer preguntas y participar en discusiones relacionadas con temas de salud y seguridad.
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Actas de seguridad
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Están disponibles en Safety Minutes y se pueden usar en reuniones de equipo, conversaciones informales o boletines. Están diseñados para ser relevantes, informativos y fáciles de integrar en las rutinas diarias.
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Brand Central
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7.2.2 Capacitación
Microsoft proporciona capacitación coherente y de alta calidad acerca de OHS a todos los FTE, practicantes y personal externo aplicable para crear conciencia, mejorar el compromiso y reducir el riesgo de lesiones y enfermedades. El programa de capacitación global garantiza que la capacitación esté alineada con los objetivos, requisitos y estándares de accesibilidad de OHS de Microsoft.
Toda la capacitación requerida en OHS se imparte a través de Microsoft Viva Learning, que ofrece experiencias de aprendizaje interactivas y atractivas. Viva Learning admite el seguimiento, la generación de informes y la evaluación de la finalización del curso y la satisfacción del alumno. Toda la capacitación debe cumplir con los estándares de accesibilidad de Microsoft.
Todos los nuevos empleados reciben una capacitación global en salud y seguridad para nuevos empleados a través de Viva Learning, que consta de módulos que cubren información básica de seguridad. También se puede proporcionar inducción de OHS específica del sitio y basada en el riesgo para cumplir con los requisitos locales y la exposición.
Los capacitadores calificados de OHS o consultores externos pueden brindar capacitación dirigida por un instructor para temas que no están disponibles en Viva Learning o requieren instrucción práctica. Los supervisores también brindarán capacitación en persona en el trabajo centrada en los peligros y controles identificados en la evaluación de riesgos.
También se puede impartir capacitación adicional por parte de proveedores locales certificados (por ejemplo, agencias gubernamentales) para satisfacer las necesidades legales u operativas. La capacitación relacionada con emergencias, incluida la seguridad contra incendios, los primeros auxilios y la preparación para emergencias, es gestionada por Seguridad y GWS en consulta con OHS.
La capacitación adicional en OHS debe someterse a revisión y aprobación de acuerdo con el proceso de solicitud de variación.
7.2.3 Participación de los empleados
Microsoft fomenta la participación activa de empleados, practicantes y personal externo para fortalecer la cultura de salud y seguridad y garantizar la eficacia de OHSMS en todas las ubicaciones.
Se espera que los participantes:
Participen en encuestas relacionadas con OHS y oportunidades de retroalimentación, incluidas las utilizadas para evaluar la percepción del riesgo, la eficacia de la capacitación y la satisfacción del programa.
Además, Microsoft se asegura de que se les consulte a los empleados sobre asuntos de salud y seguridad a través de comités formales u otros mecanismos apropiados a nivel local. La participación es inclusiva y accesible, con una guía clara sobre cómo involucrar y proporcionar retroalimentación.
7.2.4 Gestión de documentos
El Equipo de OHS Global supervisa la documentación necesaria para respaldar el OHSMS, incluida la Política, los objetivos, los programas, los planes, los procedimientos, los registros y los informes. Todos los documentos relacionados con OHS deben almacenarse en el sitio del equipo de OHS Global para garantizar la coherencia, el control de versiones y el acceso autorizado.
Todos los documentos deben ser:
Los documentos que contienen información de identificación personal (PII), como investigaciones de incidentes o registros de capacitación de empleados, deben almacenarse en sistemas seguros como Enablon o Employee Central. Las copias locales deben eliminarse una vez cargadas para garantizar el cumplimiento de los requisitos de privacidad y retención.
Todos los registros de OHS se conservan, almacenan y eliminan de acuerdo con el Programa de retención de documentos corporativos de Microsoft.
7.3 Cumplimiento y conformidad
El principio de Cumplimiento y conformidad garantiza que las operaciones de Microsoft cumplan con las obligaciones legales aplicables y los programas internos de OHS, al tiempo que fomenta una cultura de OHS proactiva, transparente y responsable.
Este principio apoya la prevención de lesiones y problemas de salud, promueve la mejora continua y refuerza el compromiso de Microsoft con la excelencia operativa.
7.3.1 Gestión de riesgos
El Equipo de OHS Global identifica y evalúa continuamente los riesgos y oportunidades para la salud y la seguridad. Este proceso dinámico está integrado con la estrategia de OHS en evolución de Microsoft y está respaldado por documentación rigurosa, monitoreo en tiempo real y evaluación periódica a través de los procesos de solicitud de variación, gestión de cambios y Revisión por la Gestión.
Microsoft mantiene un programa formal de Evaluación de riesgos que cumple con las expectativas de cumplimiento y los estándares internos. Este programa identifica, evalúa y controla sistemáticamente los peligros potenciales y los eventos no deseados en todas las operaciones.
Las evaluaciones de riesgos para las tareas de los empleados de Microsoft deben ser realizadas por personas calificadas con experiencia en identificación de peligros y selección de controles. Los proveedores son responsables de realizar sus propias evaluaciones de riesgos de acuerdo con sus sistemas internos, al tiempo que garantizan la alineación con las expectativas de Microsoft.
Todas las evaluaciones de riesgos deben documentarse, revisarse y actualizarse de manera periódica, o inmediatamente cuando los cambios operativos introduzcan nuevos peligros. Si una investigación de incidente revela un peligro no evaluado, la evaluación de riesgos pertinente debe revisarse en consecuencia.
Cuando las medidas de control identificadas en una evaluación de riesgos aún no se abordan en los programas de OHS Global de Microsoft, se debe seguir el proceso de solicitud de variación antes de la implementación para garantizar la coherencia, la eficacia y la gobernanza de supervisión.
Los resultados de la gestión de riesgos, incluida la efectividad del control, las tendencias de incidentes y los hallazgos de auditoría, se monitorean a través de indicadores de desempeño y paneles. Estos conocimientos de datos informan las decisiones estratégicas e impulsan la mejora continua.
7.3.2 Cumplimiento legal
El cumplimiento de las leyes y regulaciones de OHS aplicables es fundamental para Microsoft OHSMS. Garantiza que se cumplan los requisitos legales mínimos, reduciendo el riesgo de responsabilidades y sanciones. Cualquier conflicto entre los requisitos legales locales y los programas de OHS de Microsoft debe escalarse y resolverse a través del proceso de solicitud de variación descrito en el Marco de gobernanza de OHS antes de que comience cualquier implementación local.
Los requisitos legales y otros requisitos de OHS se identifican en función de los peligros y riesgos asociados con cada actividad o servicio. Estos se documentan en el registro legal Enhesa Legal Register, que constituye la base de los planes de acción específicos de cada país o región, o grupo empresarial. Nota: Se debe completar la evaluación de aplicabilidad para generar el registro legal.
El incumplimiento debe abordarse a través de planes de acción creados en Enablon. Estos planes deben describir medidas correctivas, definir plazos de resolución y asignar a las personas responsables la autoridad necesaria para abordar la inconformidad.
El registro legal se revisa de manera periódica y se actualiza cuando cambian los requisitos legales.
Cuando se requiera interpretación legal, se debe buscar orientación de los gerentes regionales de OHS, CELA o asesores externos para garantizar una resolución adecuada.
7.3.3 Gestión de incidentes
Microsoft se compromete a la notificación, investigación y resolución oportunas de todos los incidentes de OHS para evitar que se repitan y promover un entorno de trabajo saludable y seguro.
El programa de Informes e investigación de incidentes describe los requisitos para:
7.3.4 Requisitos de salud y seguridad
El Equipo de OHS Global es responsable de desarrollar y mantener programas integrales de OHS que definen los requisitos mínimos necesarios para implementar una cultura de salud y seguridad de clase mundial en Microsoft.
Se espera que todos los grupos empresariales y ubicaciones se adhieran a estos programas de OHS Global. Si surgen conflictos con los requisitos legales locales u otro programa de Microsoft, se debe seguir el proceso de solicitud de variante dentro del marco de gobernanza para resolver estos conflictos.
Para garantizar el cumplimiento de los requisitos de OHS Global mientras se cumplen las obligaciones legales, las variaciones aprobadas se documentan como suplementos formales de los programas de OHS. En los casos en que un manual, plan o programa local de OHS sea legalmente obligatorio, debe someterse al proceso de solicitud de variación y recibir la aprobación del Comité de gobernanza. Una vez aprobado, el enfoque preferido y estandarizado es utilizar la , que hace referencia a los requisitos del programa de OHS Global e integra los criterios locales aprobados. No se permiten documentos locales independientes fuera de este proceso establecido.
Cuando se desarrollan procedimientos nuevos o mejorados, deben enviarse al Equipo de OHS Global para su consideración de su posible inclusión en futuros programas globales de OHS. Todos los cambios aprobados se someten a una revisión periódica para garantizar el cumplimiento y la relevancia continuos.
Los proveedores de Microsoft deben mantener sus propios programas de salud y seguridad coherentes con el Código de conducta para proveedores de Microsoft.
7.3.5 Gestión de cambios
La gestión del cambio (MOC) es un proceso estructurado que se utiliza para evaluar y controlar el impacto de los cambios planificados, temporales o permanentes, en la salud y la seguridad. Se aplica a las modificaciones en las operaciones, equipos, procedimientos o procesos que podrían introducir nuevos peligros o afectar los controles existentes.
Antes de implementar cualquier cambio, se debe realizar una evaluación de riesgos para identificar peligros potenciales, evaluar impactos y definir los controles apropiados. Esto incluye consideraciones de diseño, revisiones de ingeniería y documentación de decisiones.
El proceso MOC es distinto del proceso de solicitud de variación de gobernanza. Si bien MOC aborda los cambios operativos o técnicos que pueden afectar el desempeño de salud y seguridad, el proceso de solicitud de variación se utiliza para solicitar formalmente desviaciones de los requisitos del programa de OHS Global debido a obligaciones legales o necesidades comerciales. Las solicitudes de variación deben ser revisadas y aprobadas por el Comité de Gobernanza de OHS Global, mientras que MOC se gestiona localmente con el apoyo del Equipo de OHS Global cuando es necesario.
Juntos, estos procesos garantizan que tanto los cambios operativos como las variaciones a nivel de programa se gestionen de manera controlada, transparente y conforme.
7.3.6 Compras y proveedores
Las políticas de adquisición de Microsoft rigen el abastecimiento de proveedores, las aprobaciones de pedidos de compra (PO) y la ejecución de contratos. Antes de la adquisición, se deben evaluar las consideraciones de salud y seguridad para garantizar la alineación con los requisitos de OHS.
Los proveedores deben tener una orden de compra aprobada antes de entregar bienes o servicios. Las órdenes de compra posteriores (ATF PO) se consideran violaciones de políticas, ya que representan gastos no autorizados y plantean riesgos financieros y de cumplimiento.
Cuando los proveedores manejan datos de empleados (recopilación, almacenamiento o procesamiento), deben cumplir con el programa de Garantía de privacidad y seguridad del proveedor (SSPA). El personal autorizado debe aprobar las facturas. El personal subcontratado puede gestionar órdenes de compra y aprobar facturas, siempre que cumplan con todos los procedimientos de adquisición de Microsoft, incluido el cumplimiento de las revisiones de privacidad y SSPA, la categorización adecuada de gastos y las aprobaciones oportunas.
Los contratos de los proveedores deben ser firmados por alguien con la autoridad de compras correspondiente, como se define en la Política de autorización de gastos y la Política de firma corporativa.
7.3.7 Fusiones y adquisiciones
Las fusiones y adquisiciones (M&A) representan una fase crítica en las operaciones comerciales de Microsoft, ya que implican la integración de socios existentes o potenciales en el ecosistema de la empresa. Las consideraciones de salud y seguridad son un componente esencial de cualquier transacción de fusiones y adquisiciones.
El equipo de OHS Global colabora con el equipo de fusiones y adquisiciones para desarrollar e implementar estrategias de OHS para cada transacción, centrándose en evaluar el desempeño y el cumplimiento de la salud y la seguridad de la organización objetivo, identificando posibles riesgos y responsabilidades de OHS, alineándose con los estándares de OHS Global de Microsoft e integrando las prácticas de OHS del objetivo en el sistema de Microsoft para una transición sin problemas.
La diligencia debida de OHS implica la colaboración con los departamentos Legal, Inmobiliarias e instalaciones, y Seguridad para comprender el perfil de riesgo del objetivo. Después de la adquisición, el equipo de OHS Global garantiza que se mantengan las prioridades de salud y seguridad y que Microsoft proteja a las personas y promueva la excelencia operativa.
7.4 Desempeño y mejora
El principio de Desempeño y mejora garantiza que el OHSMS de Microsoft siga siendo eficaz, relevante y se mantenga alineado con la estrategia empresarial. Este principio fomenta la responsabilidad, el aprendizaje y la innovación a través de métodos de evaluación estructurados, indicadores de desempeño definidos y compromiso de liderazgo.
Esto incluye monitorear el desempeño a través de métricas y conocimientos, identificar y abordar las brechas a través de inspecciones, auditorías y revisiones, involucrar al liderazgo en la evaluación del desempeño y el establecimiento de prioridades, y fomentar la innovación para mejorar los programas, herramientas y prácticas de OHS.
7.4.1 Programa de inspecciones y evaluaciones
Las inspecciones y evaluaciones son procesos sistemáticos que se usan para comprobar el cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad en todas las ubicaciones de Microsoft.
Las inspecciones se centran en identificar peligros potenciales y garantizar el cumplimiento de los requisitos de OHS y las regulaciones locales. Las evaluaciones evalúan la implementación y la eficacia de los programas y procedimientos de OHS.
El alcance y la frecuencia de las inspecciones y evaluaciones en el lugar de trabajo se basan en la naturaleza del trabajo, los niveles de riesgo, los procedimientos documentados, las obligaciones legales y los cambios operativos que pueden afectar la salud y la seguridad.
Las personas o equipos calificados, según lo designado en el programa de Inspecciones y evaluaciones, son responsables de realizar estas evaluaciones. Sus hallazgos respaldan la gestión proactiva de riesgos y la mejora continua.
7.4.2 Auditorías y certificaciones
Las auditorías son un componente clave del OHSMS, ya que proporcionan evaluaciones independientes y objetivas del desempeño de la OHS, la integridad del programa y el cumplimiento de los requisitos.
Las auditorías internas se llevan a cabo para evaluar la conformidad con los requisitos de OHSMS, identificar oportunidades de mejora y garantizar la preparación para evaluaciones externas.
Las auditorías externas pueden variar en alcance y propósito y son realizadas por organismos de certificación acreditados, autoridades reguladoras u otras entidades calificadas. La selección del tipo y el alcance de la auditoría se basa en las necesidades comerciales, las obligaciones legales y los objetivos estratégicos. El OHSMS está estructurado para respaldar la certificación formal que ofrece reconocimiento, ventaja competitiva y evidencia de mejora continua. Las certificaciones se financian localmente.
Todos los participantes en las actividades de auditoría y certificación deben seguir los procedimientos descritos en el para garantizar la coherencia, la responsabilidad y la alineación con las expectativas de OHS Global de Microsoft.
7.4.3 Revisión por la Gestión
La Revisión por la Gestión es un proceso estratégico anual para evaluar la relevancia y la eficacia del OHSMS, garantizar la alineación con la estrategia empresarial e impulsar la mejora continua. Involucra al liderazgo en la revisión del desempeño, la identificación de riesgos y la consideración de factores internos y externos, como cambios organizacionales, dinámica de la fuerza laboral, cambios regulatorios y condiciones económicas, que afectan la salud y la seguridad.
El OHS Council sirve como el principal organismo de revisión. Los resultados, incluidas las decisiones y los elementos de acción, están documentados, y cualquier cambio resultante en los programas de OHS debe seguir el proceso de solicitud de variación de gobernanza. Los resultados, incluidas las decisiones y los elementos de acción, están documentados, y cualquier cambio resultante en los programas de OHS debe seguir el proceso de solicitud de variación de gobernanza.
Las ubicaciones que realizan revisiones para la certificación o el cumplimiento legal adaptan la plataforma para satisfacer las necesidades locales mientras mantienen la alineación con el OHSMS de Microsoft.
7.4.4 Innovación
La innovación impulsa la mejora continua en el OHSMS al permitir mejoras proactivas en el desempeño de salud y seguridad en todos los niveles de la organización.
El Equipo de OHS Global fomenta una cultura de innovación mediante la promoción del uso de tecnologías emergentes, como Microsoft Copilot y agentes de IA. Estos esfuerzos de innovación se aprovechan para anticipar riesgos, optimizar procesos y mejorar la toma de decisiones. Se fomentan soluciones creativas a través de la colaboración multifuncional y el compromiso continuo con los equipos de primera línea.
Al incorporar la innovación en el OHSMS, Microsoft fortalece su capacidad para anticipar riesgos, adaptarse al cambio y mejorar los resultados de salud y seguridad. Todas las innovaciones se revisan a través de reuniones de Revisión por la Gestión y gobernanza para garantizar que sean relevantes, escalables y sostenibles.
